একাউন্টিং এর বর্নানা
একাউন্টিং সফটওয়্যারের মৌলিক বিষয় হলোঃ ব্যালান্স শীট, প্রফিট অ্যান্ড লস স্টেটমেন্ট ও জার্নাল এন্ট্রি। একটি আদশ একাউন্টিং সফটওয়্যার প্রক্রিয়া সম্পর্কে ব্যাখ্যা করা হলো।
১. একাউন্টিং এর মূল ধারণাঃ
আসেট (Asset)ঃ আপনার প্রতিষ্ঠানের মালিকানাধীন সম্পদ।
লাইয়েবিলিটি (Liability)ঃ আপনার প্রতিষ্ঠানের দায় বা ঋণ।
ইক্যুইটি (Equity)ঃ সম্পদ থেকে ঋণ বাদ দিলে যা থাকে, সেটি।
ইনকাম (Income):ঃ প্রতিষ্ঠান যে টাকা আয় করে।
এক্সপেন্স (Expense)ঃ প্রতিষ্ঠানের সবল প্রকার ব্যয়।
জার্নাল এন্ট্রিঃ সমস্ত লেনদেনের একটি হিসাব, যা একাউন্টে জমা হয়।
২. কি কি ফিচার লাগবে:
লেনদেনের রেকর্ডঃ প্রতিটি লেনদেনের ডেটা সঠিকভাবে জমা রাখা।
রিপোর্ট জেনারেশনঃ প্রফিট অ্যান্ড লস স্টেটমেন্ট, ব্যালান্স শীট ইত্যাদি রিপোর্ট তৈরি করা।
মাল্টি-কারেন্সি সাপোর্টঃ যদি বিভিন্ন মুদ্রায় কাজ হয়, তবে এই ফিচার দরকার।
ট্যাক্স ক্যালকুলেশনঃ স্বয়ংক্রিয়ভাবে ট্যাক্স গণনা করতে হবে।
৩. সফটওয়্যার আর্কিটেকচার পরিকল্পনা:
ব্যাকএন্ডঃ ডেটাবেস (যেমন MySQL,) যাতে লেনদেন, গ্রাহক, ও ব্যয়ের ডেটা রাখা যায়।
সার্ভার সাইড লজিকঃ (যেমন Python, Node.js) যেখানে একাউন্টিং নিয়ম প্রয়োগ হবে।
ফ্রন্টএন্ডঃ ব্যবহারকারী ইন্টারফেস (যেমন Flutter বা React) যেখান থেকে লেনদেন ইনপুট ও রিপোর্ট দেখা যাবে।
৪. টেকনোলজি স্ট্যাক:
ব্যাকএন্ডঃ Python (Django/Flask), Node.js, Java Spring
ডেটাবেসঃ MySQL, PostgreSQL, SQLite
ফ্রন্টএন্ডঃ Flutter, React.js (আপনি FlutterFlow জানেন, যা সাহায্য করতে পারে)
৫. কোডিং প্রক্রিয়া:
ব্যবহারকারীর প্রোফাইলঃ প্রতিটি ব্যবহারকারীর প্রোফাইল থাকবে এবং তাদের একাউন্টিং সম্পর্কিত তথ্য সংরক্ষিত হবে।
লেনদেন মডিউলঃ প্রতিটি লেনদেনের ডেটা এখানে ইনপুট হবে।
রিপোর্ট মডিউলঃ সমস্ত ফাইনান্সিয়াল ডেটা থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে রিপোর্ট তৈরি হবে।
একাউন্টিং সফটওয়্যারের ক্ষেত্রে জার্নাল এন্ট্রি একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ, যা প্রতিটি আর্থিক লেনদেনকে সঠিকভাবে নথিভুক্ত করে। প্রতিটি লেনদেনের দুটি দিক থাকে ১) ডেবিট এবং ২) ক্রেডিট এই দুটি একাউন্টিং সমীকরণের মাধ্যমে ভারসাম্য বজায় রাখতে হয়। যাকে আমার দু’তরফা দাখিলা বলি (Dobul Entry)
জার্নাল এন্ট্রির মূল ধারণাঃ
ডেবিট ও ক্রেডিট সঠিক অ্যাকাউন্টে প্রয়োগ করা হয় যাতে প্রতিটি লেনদেনের ডিটেইল ট্র্যাক করা যায়। একাউন্টিং সমীকরণটি হল: Assets=Liabilities+Equity
জার্নাল এন্ট্রি কিভাবে কাজ করেঃ
জার্নাল এন্ট্রিতে প্রতিটি লেনদেনের জন্য কমপক্ষে একটি অ্যাকাউন্ট ডেবিট হবে এবং অন্য একটি অ্যাকাউন্ট ক্রেডিট হবে।
উদাহরণঃ ধরা যাক, একটি ব্যবসায় ফটোকপি মেশিন কিনেছে, যার মূল্য $1,000 এবং তা নগদে পরিশোধ করেছে।
ডেবিটঃ Equipment (Asset) $1,000
ক্রেডিটঃ Cash (Asset) $1,000
এখানে, মেশিন কেনার ফলে একাউন্টে অ্যাসেট যুক্ত হয়েছে, তাই Equipment অ্যাকাউন্টে ডেবিট করা হবে। একই সাথে নগদ টাকা ব্যয় হয়েছে, তাই Cash অ্যাকাউন্টে ক্রেডিট করা হবে।
জার্নাল এন্ট্রির ধাপগুলোঃ
১) লেনদেন সনাক্তকরণঃ প্রতিটি লেনদেনের আর্থিক প্রভাব চিহ্নিত করতে হবে।
২) ডেবিট ও ক্রেডিট অ্যাকাউন্ট নির্ধারণঃ কোন অ্যাকাউন্টে ডেবিট হবে এবং কোন অ্যাকাউন্টে ক্রেডিট হবে, তা নির্ধারণ করতে হবে।
৩) ট্রানজেকশনের পরিমাণ নির্ধারণঃ ডেবিট এবং ক্রেডিট অ্যামাউন্ট অবশ্যই সমান হবে।
৪) লেনদেন নথিভুক্ত করাঃ নির্ধারিত অ্যাকাউন্টে ডেবিট ও ক্রেডিট অনুযায়ী লেনদেন রেকর্ড করা হয়।
সাধারণ অ্যাকাউন্টের ধরনঃ
১) অ্যাসেট (Asset)ঃ ডেবিট হলে বৃদ্ধি পায়, ক্রেডিট হলে কমে।
২) লাইয়েবিলিটি (Liability) ঃ ক্রেডিট হলে বৃদ্ধি পায়, ডেবিট হলে কমে।
৩) ইক্যুইটি (Equity)ঃ ক্রেডিট হলে বৃদ্ধি পায়, ডেবিট হলে কমে।
৪) ইনকাম (Income)ঃ ক্রেডিট হলে বৃদ্ধি পায়, ডেবিট হলে কমে।
৫) এক্সপেন্স (Expense)ঃ ডেবিট হলে বৃদ্ধি পায়, ক্রেডিট হলে কমে।
সফটওয়্যার তৈরি করার সময় জার্নাল এন্ট্রি মডিউলঃ
একাউন্টিং সফটওয়্যারের ক্ষেত্রে জার্নাল এন্ট্রি মডিউল খুব গুরুত্বপূর্ণ। এটি ব্যবহারকারীদের প্রতিটি লেনদেনের বিস্তারিত রেকর্ড রাখতে সহায়তা করবে। এই মডিউলে যা থাকতে পারে:
১) ডেবিট এবং ক্রেডিট এন্ট্রি ফর্মঃ ব্যবহারকারীরা লেনদেনের ডেবিট এবং ক্রেডিট অ্যাকাউন্ট নির্বাচন করবে।
২) অটোমেটেড একাউন্টিং রুলসঃ নির্দিষ্ট ধরণের লেনদেনের জন্য অটোমেটেড ডেবিট ও ক্রেডিট এন্ট্রি তৈরি করার ফিচার।
৩) রিপোর্ট জেনারেশনঃ প্রতিটি লেনদেনের রেকর্ডের উপর ভিত্তি করে ব্যালান্স শীট, প্রফিট অ্যান্ড লস স্টেটমেন্ট, ট্রায়াল ব্যালান্স ইত্যাদি তৈরি করা।
জার্নাল এন্ট্রির উদাহরণ (ডিজাইন):
UI (ইউজার ইন্টারফেস):
১) ট্রানজেকশন ডেট (Date Picker)
২) ডেবিট অ্যাকাউন্ট সিলেক্টর (Dropdown)
৩) ক্রেডিট অ্যাকাউন্ট সিলেক্টর (Dropdown)
৪) এন্ট্রি অ্যামাউন্ট (Text Field)
৫) ডেসক্রিপশন/মেমো (Text Area)
এই ইন্টারফেসের মাধ্যমে ব্যবহারকারী একটি লেনদেন নথিভুক্ত করবে। Backend (ব্যাকএন্ড) অংশে সিস্টেম এই ডেটা সংগ্রহ করে সঠিক অ্যাকাউন্টে ডেবিট ও ক্রেডিট এন্ট্রি করবে।
একাউন্টিং সফটওয়্যারে জার্নাল এন্ট্রি করার সময়, অ্যাকাউন্ট কোড (অথবা চার্ট অফ অ্যাকাউন্টস COA) একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। এটি প্রতিটি অ্যাকাউন্টকে একটি নির্দিষ্ট নম্বর বা কোডের মাধ্যমে চিহ্নিত করে। এই কোডগুলো একাউন্টিং সফটওয়্যারকে বিভিন্ন ট্রানজেকশন সঠিক অ্যাকাউন্টে নথিভুক্ত করতে সাহায্য করে।
চার্ট অফ অ্যাকাউন্টস (Chart of Accounts-COA) কী?
চার্ট অফ অ্যাকাউন্টস (COA) হলো সমস্ত অ্যাকাউন্টের একটি তালিকা, যেগুলি কোনো প্রতিষ্ঠানের ট্রানজেকশন ট্র্যাক করার জন্য ব্যবহৃত হয়। প্রতিটি অ্যাকাউন্টের একটি নির্দিষ্ট কোড বা নম্বর থাকে, যা সহজে ট্র্যাকিং এবং রিপোর্ট জেনারেশন করার সুবিধা দেয়।
অ্যাকাউন্ট কোডের গঠন:
অ্যাকাউন্ট কোড সাধারণত সংখ্যাসূচক হয় এবং এটি সাধারণত ৩ থেকে ৫ সংখ্যার হয়। বিভিন্ন সংস্থা অনুযায়ী এই কোডের গঠন ভিন্ন হতে পারে। তবে নিচে একটি সাধারণ স্ট্রাকচার দেখানো হলো:
উদাহরণঃ
১) 1000-1999 = অ্যাসেটস (Assets)
২) 2000-2999 = লাইয়েবিলিটিস (Liabilities)
৩) 3000-3999 = ইক্যুইটি (Equity)
৪) 4000-4999 = ইনকাম (Income)
৫) 5000-5999 = এক্সপেন্সেস (Expenses)
প্রতিটি কোড বিভিন্ন ধরনের অ্যাকাউন্ট চিহ্নিত করতে ব্যবহৃত হয়। উদাহরণ হিসেবে:
1010 = Cash (নগদ টাকা)
1020 = Accounts Receivable (পাওনা)
2010 = Accounts Payable (প্রদেয়)
3010 = Retained Earnings (অবশিষ্ট আয়)
4010 = Sales Revenue (বিক্রয় আয়)
5010 = Rent Expense (ভাড়া খরচ)
জার্নাল এন্ট্রিতে কোড ব্যবহার করার সুবিধা:
১) স্বয়ংক্রিয়তা এবং সহজতাঃ কোড ব্যবহারের মাধ্যমে সফটওয়্যার ট্রানজেকশন দ্রুত এবং সঠিকভাবে সনাক্ত করে সঠিক অ্যাকাউন্টে পোস্ট করতে পারে।
২) ভুল হ্রাসঃ কোড ব্যবহার করলে মানুষের ভুলের সম্ভাবনা কমে যায়, কারণ প্রতিটি অ্যাকাউন্ট নির্দিষ্ট কোডের সাথে যুক্ত।
৩) রিপোর্টিং সহজ হয়ঃ কোডের মাধ্যমে বিভিন্ন ধরনের ফাইনান্সিয়াল রিপোর্ট (ব্যালান্স শীট, প্রফিট অ্যান্ড লস) তৈরি করা সহজ হয়।
৪) ফাইনান্সিয়াল কন্ট্রোলঃ অ্যাকাউন্ট কোডের মাধ্যমে আপনার ব্যবসার বিভিন্ন অংশ সহজে ট্র্যাক করতে পারবেন এবং কোন খরচ কোথায় হচ্ছে তা বুঝতে পারবেন।
উদাহরণঃ একটি ব্যবসার জন্য যদি একটি নির্দিষ্ট দিন টাকা পরিশোধ করা হয়, তখন জার্নাল এন্ট্রিতে এই লেনদেনটি নিম্নরূপ হতে পারে:
ডেবিটঃ 5000 - Rent Expense ($1000)
ক্রেডিটঃ 1010 - Cash ($1000)
এখানে, "5000" কোডটি **Rent Expense** এর জন্য এবং "1010" কোডটি **Cash** এর জন্য ব্যবহৃত হচ্ছে।
কোডের মাধ্যমে ডিপার্টমেন্ট বা লোকেশন ট্র্যাকিংঃ
বড় প্রতিষ্ঠানগুলোতে কোডগুলোকে আরো বিস্তারিত করা হয়, যেখানে অ্যাকাউন্ট কোডের সাথে ডিপার্টমেন্ট, ডিভিশন, বা লোকেশন কোড যুক্ত থাকে। উদাহরণস্বরূপ:
1010-01 = Cash - Headquarters (Cash অ্যাকাউন্ট হেডকোয়ার্টারের জন্য)
1010-02 = Cash - Branch Office (Cash অ্যাকাউন্ট শাখা অফিসের জন্য)
কোড তালিকা প্রস্তুত করার ধাপঃ
১) অ্যাকাউন্টের ধরন নির্ধারণ করুনঃ প্রথমে সমস্ত অ্যাকাউন্টগুলোকে তাদের ধরন (Asset, Liability, Equity, Income, Expense) অনুযায়ী ভাগ করুন।
২) সংখ্যা বরাদ্দ করুনঃ প্রতিটি ধরনের জন্য একটি নির্দিষ্ট নম্বর রেঞ্জ বরাদ্দ করুন (যেমন, Assets এর জন্য 1000-1999)।
৩) অ্যাডজাস্ট করুনঃ যদি আপনার কোম্পানির বিভিন্ন ডিপার্টমেন্ট বা ডিভিশন থাকে, তাহলে তাদের আলাদা কোড বরাদ্দ করতে পারেন।
সফটওয়্যারে কোড ইমপ্লিমেন্টেশনের সময় যা মাথায় রাখতে হবে:
১) ফ্লেক্সিবিলিটিঃ ব্যবহারকারীরা নতুন অ্যাকাউন্ট যোগ করতে পারবেন এবং কোড পরিবর্তন করতে পারবেন।
২) ভ্যালিডেশনঃ প্রতিটি জার্নাল এন্ট্রি দেওয়ার সময় সঠিক অ্যাকাউন্ট কোড ব্যবহার হচ্ছে কিনা তা যাচাই করা।
৩) রিপোর্ট জেনারেশনঃ কোড অনুযায়ী রিপোর্ট তৈরি করতে সফটওয়্যারে কোডিং ফিল্ড রাখতে হবে যাতে কোড অনুযায়ী অ্যাকাউন্ট রিপোর্ট তৈরি করা যায়।
এই ধরণের অ্যাকাউন্ট কোডিং সিস্টেম সফটওয়্যারের কার্যকারিতা এবং নির্ভুলতা বাড়ায়।
ব্যালান্স শিট তৈরীর নিয়ম
ব্যালান্স শিট, বা আর্থিক অবস্থার বিবরণী, একটি প্রতিষ্ঠানের সম্পদ, দায় এবং শেয়ারহোল্ডারদের ইকুইটি প্রদর্শন করে। এটি একটি নির্দিষ্ট তারিখের জন্য আর্থিক অবস্থার একটি মুহূর্তের ছবি প্রদান করে। ব্যালান্স শিট তৈরির জন্য সাধারণভাবে নিম্নলিখিত ধাপগুলি অনুসরণ করা হয়:
১) সম্পদের তালিকা প্রস্তুত করুনঃ
আবশ্যকীয় সম্পদ (Current Assets):** নগদ, অ্যাকাউন্টস রিসিভেবল (গ্রাহক দ্বারা পাওনা), ইনভেন্টরি, প্রিপেইড এক্সপেন্সেস ইত্যাদি।
দীর্ঘমেয়াদি সম্পদ (Non-current Assets)ঃ স্থাবর সম্পত্তি (যেমন জমি, ভবন, মেশিন), অমর্যাদা সম্পত্তি (যেমন পেটেন্ট, ট্রেডমার্ক), অবচয় এবং অ্যামরটাইজেশন।
২) দায়ের তালিকা প্রস্তুত করুনঃ
আবশ্যকীয় দায় (Current Liabilities):** ক্রেডিটরদের ঋণ, অ্যাকাউন্টস পেেবল (সরবরাহকারীদের ঋণ), অন্যান্য সংক্ষিপ্ত মেয়াদী দায়।
দীর্ঘমেয়াদি দায় (Non-current Liabilities):** দীর্ঘমেয়াদি ঋণ, বন্ড ইত্যাদি।
৩) শেয়ারহোল্ডারদের ইকুইটির হিসাব করুনঃ
শেয়ারপুঁজিঃ কোম্পানির শেয়ারহোল্ডারদের
বিনিয়োগ।
আনলিমিটেড আর্নড প্রফিটঃ পূর্ববর্তী বছরগুলোর লাভ যা পুনঃবিনিয়োগ করা হয়েছে।
আনলিমিটেড লসেসঃ পূর্ববর্তী বছরগুলোর ক্ষতি।
৪) ব্যালান্স শিট ফরম্যাট
পূরণ করুনঃ
সম্পদঃ সম্পদগুলো তালিকাভুক্ত করুন এবং মোট সম্পদ বের করুন।
দায়ঃ দায়গুলো তালিকাভুক্ত করুন এবং মোট দায় বের করুন।
শেয়ারহোল্ডারদের ইকুইটিঃ এই অংশে শেয়ারপুঁজি এবং অন্যান্য ইকুইটি উপাদানগুলোর মোট যোগফল করুন।
৫) মোট সম্পদ এবং মোট দায় ও ইকুইটির মিলন করুনঃ মোট সম্পদ = মোট দায় + শেয়ারহোল্ডারদের ইকুইটি।
আকবর হোসেন জোয়াদ্দার
আমি আকবর হোসেন জোয়াদ্দার শাহতাঁজ সফট থেকে সেবা গ্রহন করে সন্তষ্ট। তাদের ডেডিকেটেড আমার ব্যবসাকে আরো তরান্বিত করেছে। তাই আমি আশাকরি আপনারও তাদের নিকট থেকে সেবা নিন।
