QuickBooks

QuickBooks ইউজার গাইড

QuickBooks একটি জনপ্রিয় একাউন্টিং সফটওয়্যার যা ছোট এবং মাঝারি ব্যবসার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। এটি আর্থিক লেনদেনের হিসাব, ইনভয়েস তৈরি, ট্যাক্স ম্যানেজমেন্ট, পে-রোল পরিচালনা এবং ব্যালেন্স শিটসহ বিভিন্ন আর্থিক রিপোর্ট তৈরি করতে সাহায্য করে। QuickBooks ব্যবহারের একটি বিস্তারিত গাইড নিচে দেওয়া হলো:

১)  QuickBooks ইনস্টলেশন ও সেটআপঃ

প্রথমে, QuickBooks সফটওয়্যারটি ডাউনলোড এবং ইনস্টল করতে হবে। ইনস্টলেশন সম্পন্ন হলে আপনাকে কিছু প্রাথমিক সেটআপ করতে হবে, যেমন:

কোম্পানি তৈরি:** আপনার কোম্পানির নাম, ঠিকানা, ট্যাক্স আইডি এবং আর্থিক বছরের তথ্য দিয়ে নতুন কোম্পানি সেটআপ করুন। QuickBooks আপনাকে ধাপে ধাপে নির্দেশনা দিয়ে এই প্রক্রিয়া সম্পন্ন করতে সাহায্য করবে। 

·       File → New Company → প্রয়োজনীয় তথ্য পূরণ করুন।

২)  চ্যাট অফ একাউন্টস তৈরিঃ

QuickBooks-এ আপনার ব্যবসার জন্য প্রয়োজনীয় সব একাউন্টের তালিকা তৈরি করতে হবে। সাধারণত এই তালিকা Chart of Accounts নামে পরিচিত, যেখানে আপনার ব্যবসায়িক সমস্ত ট্রানজ্যাকশনের তথ্য সংরক্ষিত থাকে।

·       Settings → Chart of Accounts → আপনার প্রয়োজনীয় একাউন্টস তৈরি করুন।

উদাহরণস্বরূপ, ক্যাশ অ্যাকাউন্ট, ব্যাংক অ্যাকাউন্ট, একাউন্টস পেয়াবল, একাউন্টস রিসিভেবল, সেলস অ্যাকাউন্ট ইত্যাদি।

৩)  গ্রাহক ও সরবরাহকারীর ডেটা এন্ট্রি:

গ্রাহক ও সরবরাহকারীর তথ্য QuickBooks-এ এন্ট্রি করতে হয়, যাতে ইনভয়েস এবং পেমেন্ট কার্যক্রম সঠিকভাবে পরিচালিত হতে পারে।

·       Sales → Customers → New Customer → গ্রাহকের নাম, ঠিকানা, এবং অন্যান্য প্রয়োজনীয় তথ্য পূরণ করুন।

·       Expenses → Vendors  → New Vendor → সরবরাহকারীর তথ্য এন্ট্রি করুন।

৪)  ইনভয়েস তৈরি:

QuickBooks ব্যবহার করে আপনি খুব সহজে গ্রাহকদের জন্য ইনভয়েস তৈরি করতে পারেন। এটি গ্রাহককে পাঠানো পণ্যের বা সেবার জন্য বিল প্রদান করে।

·       Sales → Create Invoice → গ্রাহকের নাম নির্বাচন করুন, পণ্য বা সেবা নির্বাচন করুন এবং ইনভয়েস তৈরি করুন।

৫)  পেমেন্ট গ্রহণ:

গ্রাহক থেকে পেমেন্ট গ্রহণ করার পরে সেটি QuickBooks-এ রেকর্ড করতে হবে। এতে আপনার একাউন্টস রিসিভেবল অটোমেটিক আপডেট হয়ে যাবে।

·       Sales → Receive Payment → গ্রাহকের নাম নির্বাচন করুন, পেমেন্টের ধরন (ব্যাংক ট্রান্সফার, ক্যাশ ইত্যাদি) নির্বাচন করুন।

৬)  ব্যয় এবং বিল ব্যবস্থাপনা:

সরবরাহকারীর বিল ও খরচ রেকর্ড করতে হবে যাতে একাউন্টস পেয়াবল সঠিকভাবে হালনাগাদ থাকে।

·       Expenses → Enter Bills → সরবরাহকারীর নাম ও বিলের তথ্য এন্ট্রি করুন।

৭)  ব্যাংক রেকনসিলিয়েশন:

ব্যাংক স্টেটমেন্ট এবং QuickBooks এর হিসাব মিলিয়ে দেখতে হবে যাতে কোনও ভুল না থাকে।

·       Banking → Reconcile → ব্যাংক অ্যাকাউন্ট নির্বাচন করুন এবং ব্যাংক স্টেটমেন্ট অনুযায়ী লেনদেন মিলিয়ে দেখুন।

৮)   পে-রোল ম্যানেজমেন্ট (কর্মীদের বেতন):

QuickBooks এর মাধ্যমে কর্মীদের বেতন, বোনাস, এবং ট্যাক্স সংক্রান্ত যাবতীয় কার্যক্রম ম্যানেজ করা যায়।

·       Payroll → কর্মচারীদের তথ্য যোগ করুন এবং বেতন অ্যাসাইন করুন।

৯)   রিপোর্ট তৈরি:

QuickBooks এর মাধ্যমে আর্থিক অবস্থা বিশ্লেষণ করার জন্য বিভিন্ন ধরনের রিপোর্ট তৈরি করা যায়, যেমন:

·       Profit & Loss Statement (আয়-ব্যয় রিপোর্ট):** আপনার কোম্পানির আয়ের তুলনায় কত ব্যয় হয়েছে তা বিশ্লেষণ করতে পারেন।

·       Reports → Profit & Loss

·       Balance Sheet (ব্যালেন্স শিট): আপনার কোম্পানির সম্পদ, দেনা, এবং মূলধনের একটি রিপোর্ট।

·       Reports → Balance Sheet

·       Cash Flow Statement: ক্যাশ লেনদেনের একটি বিশদ রিপোর্ট।

·       Reports → Statement of Cash Flows

১০)  GST এবং ট্যাক্স ম্যানেজমেন্ট:

QuickBooks-এর মাধ্যমে GST এবং অন্যান্য ট্যাক্স সেটআপ করে ব্যবসার ট্যাক্স সংক্রান্ত কাজ সহজে সম্পন্ন করা যায়।

·       Taxes → Set up GST/VAT → প্রয়োজনীয় ট্যাক্স রেট এবং নিয়মগুলি অ্যাড করুন।

১১)  ব্যাকআপ এবং ডেটা নিরাপত্তা:

QuickBooks এর মাধ্যমে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ব্যাকআপ রাখা যায় যাতে আপনার ব্যবসার ডেটা সুরক্ষিত থাকে।

·       Settings → Backup Company → প্রয়োজনীয় ব্যাকআপ অপশন সেট করুন।

১২)   মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন:

QuickBooks-এর মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করে আপনি যেকোনো স্থান থেকে আপনার আর্থিক কার্যক্রম পর্যবেক্ষণ করতে পারেন। ইনভয়েস তৈরি, পেমেন্ট রেকর্ড এবং রিপোর্ট দেখার জন্য এটি ব্যবহার করা যায়।

QuickBooks-এর কিছু বিশেষ বৈশিষ্ট্য:

·       ক্লাউড-ভিত্তিক অ্যাক্সেস: যেকোনো স্থান থেকে QuickBooks এর একাউন্টিং ডেটা এক্সেস করা যায়।

·       ব্যবহারকারী-বান্ধব ইন্টারফেস: ব্যবহার করা খুবই সহজ এবং প্রতিটি কাজের জন্য সহজ গাইডলাইন সরবরাহ করে।

·       স্বয়ংক্রিয় রিপোর্টিং এবং অডিট: QuickBooks আর্থিক প্রতিবেদন তৈরি এবং ব্যবসার অডিটিং সহজ করে।

QuickBooks ছোট এবং মাঝারি ব্যবসার জন্য সহজ এবং কার্যকরী একটি সফটওয়্যার। এর মাধ্যমে আপনার ব্যবসার সব ধরনের আর্থিক কার্যক্রম সহজেই পরিচালনা করতে পারবেন।